Procedure for nøglehåndtering i Odense Kommunale Ældrepleje Hjemmeplejen

Godkendt af

funktionschefmødet den 28. november 2006

INDHOLDSFORTEGNELSE

Før opsætning.

                      Oplysning vedrørende underskriftsberettigede personer i OKÆ-hjemmepleje.

                      Oplysning til borger vedrørende cylinderskift / opsætning af nøgleboks.

                     

Opsætning.

                      Bestilling af opsætning / montering.

Daglig drift.

                      Nøgleopbevaring under tjeneste.

                      Zonenøgle.

                      Ekstra borgernøgler.

                      Private leverandører.

                      Forholdsordre ved bortkommen nøgle.

                                            Borger mister nøgle.

                                            OKÆ mister nøgle.

                      Falck, adgang ved kørsel 1 og 2

                      Cylindre i boliger ejet af Odense Kommune

                      Registrering af nøglebokse/nøglecylindre i OKÆ

Faktaoplysninger.

                      Kontakt til Odense Låseteknik - Vagttelefoner - Mailadresse.

Nedtagning.

                      Procedure

                      Ved dødsfald

                     

Bilag.

                      Bilag 1.                      Underskriftsformular.

                      Bilag 2.                      Borgerinformation nøgleboks

                      Bilag 3.                      Borgerinformation nøglecylinder

                      Bilag 4.                      Bestillingsskema.

                      Bilag 5.                      Kvitteringsblanket for udlevering af  borgernøgler ved nøglecylinder

                      Bilag 6.                      Kvitteringsblanket for udlevering af  zonenøgler.    

                      Bilag 7.                      Kvitteringsark til brug i lokalgrupperne

Før opsætning.

Oplysning vedrørende underskriftsberettigede personer i OKÆ-hjemmepleje.

Odense Låseteknik skal orienteres om, hvilke personer i OKÆ- hjemmepleje, der er underskriftsberettiget i forbindelse med bestillinger vedrørende nøglebokse og / eller nøglecylindere.

Primærmedarbejder / daglig kontaktperson i administrationen og dennes mailadresse skal ligeledes opgives til Odense Låseteknik. Bilag 1, Underskriftsformular.

Oplysning til borger vedrørende cylinderskift / opsætning af nøgleboks.

Daglig Leder i OKÆ- hjemmepleje har ansvaret for, at borger er velorienteret med hensyn til cylinderskift / opsætning af nøgleboks og til borger udlevere en borgerinformation.

Bilag 2 eller 3

Borger skal ikke længere give accept forud for opsætning.

Ejendommens ejer skal ikke længere med sin underskrift give tilsagn

Ejer af ejendommen vil kun på anmodning herom, modtage skrivelse om opsætning af nøgleboks/ cylinder.

Opsætning.

Bestilling af opsætning / montering.

Ved ordreafgivelse til Odense Låseteknik udfylder Daglig Leder i OKÆ- hjemmepleje bestillingsskema, og faxer dette til sekretariatet i OKÆ- hjemmepleje. Bilag 4

Bestillingsskemaet underskrives af Daglig Leder i OKÆ- hjemmepleje sammen med en administrativ bemyndiget medarbejder for at have gyldighed hos Odense Låseteknik.

Lone Lund, Lene Noer samt medarbejderne i sekretariatet i OKÆ- hjemmepleje er bemyndigede hertil.

Ved akut behov for montering af cylinder/ nøgleboks, hvor sædvanlig praksis ikke er mulig, skal en af ovenstående personer kontaktes.

Sekretariatet udarbejder en nøglekvitteringsblanket ved opsætning af nøglecylinder

Sekretariatet faxer bestillingsskema.

Når cylinder skal opsættes, faxes samtidig en nøglekvitteringsblanket til Låseteknik.

bilag 5.

Opsætning udføres af Odense Låseteknik, der kvitterer for udført opgave ved returnering af bestillingsskema til sekretariatet via fax, påført dato for udførelse og montørens initialer.

Ved opsætning af nøglecylinder:

Afleveres tre borgernøgler direkte til borgeren af Odense Låseteknik.

Odense Låseteknik modtager borgers underskrift i forbindelse med nøgleudleveringen og faxer denne til sekretariatet OKÆ- hjemmepleje.

Er borger ikke i stand til at modtage nøgler ved opsætning, kan ægtefælle og nære pårørende på borgers vegne kvittere for modtagelse af borgernøgler.

I de situationer hvor ovenstående ikke er muligt, noteres det på bestillingsskemaet og Odense Låseteknik afleverer borgernøglerne til Daglig Leder i OKÆ- hjemmepleje, der sikrer udlevering af nøgler til samt kvittering fra borger.

Kopi af kvitteringen indsendes til sekretariatet og opbevares i mappe sammen med bestillingsskema.

Såfremt der ikke er aftalt undtagelser med sekretariatet om opbevaring af oprindelig borgercylinder og borgernøgle, hæfter Odense Låseteknik herfor.

Ved opsætning af nøgleboks:

Odense Låseteknik opsætter nøgleboks ved borgers hoveddør.

Bor borger i etageejendom hvor opgangsdøren er aflåst, opsættes ligeledes en nøgleboks ved opgangsdøren.

Daglig leder i OKÆ- hjemmepleje sikrer, at en borgernøgle placeres i nøgleboksen.

Daglig drift.

Nøgleopbevaring under tjeneste.

Den udleverede nøgle skal under alle omstændigheder være fastgjort på medarbejderen og må ikke, selv i korte perioder, være frigjort fra medarbejderen.

Nøglen fastgøres i nøglesnor eller nøgleholder.

Nøgleholder fås ved henvendelse til Hjælpemiddeldepotet, Sivlandvænget, eller til sekretariatet i OKÆ- hjemmepleje.

Zonenøgle.

Sekretariatet i OKÆ-hjemmepleje sikrer registrering af antal udleverede zonenøgler til Daglig Leder i henholdsvis OKÆ- hjemmepleje,  OKÆ-service, OKÆ-sygepleje, OKÆ- aktivitet og træning samt i OKÆ-madservice herunder transportører. Bilag 6

Daglig Leder sikrer registrering af zonenøgler, udleveret til personalet ved arbejdstids start.

Bilag 7.

Såfremt nøgler ikke er afleveret ved arbejdstids ophør, skal disse inddrives.

Daglig Leder er ansvarlig for, at samtlige nøgler opbevares på forsvarlig vis i aflåst skab.

Køkkenfunktionen er ansvarlig for de nøgler, der udleveres til transportørerne.                                          

Ekstra borgernøgler.

Bestillingsskema fra Odense Låseteknik, Bilag 4, udfyldes og sendes via sekretariatet i OKÆ- hjemmepleje til Odense Låseteknik via fax.

Bestillingsskemaet underskrives af Daglig Leder samt af bemyndigede administrative person i OKÆ- hjemmepleje for at have gyldighed hos Odense Låseteknik.

Odense Låseteknik afleverer de bestilte ekstra borgernøgler hos Daglig Leder i OKÆ- hjemmepleje, når Odense Låseteknik alligevel er i området.

Hvis det vurderes at levering af ekstra borgernøgler er akut og ikke kan vente på ovenstående, afleveres ekstra borgernøgler i sekretariatet i OKÆ- hjemmepleje.

Når borger eller pårørende modtager ekstranøglerne, kvitteres på nøglekvitteringsblanket.

Bilag 5

Nøglekvitteringsblanket opbevares i mappe i sekretariatet.

Udgiften til ekstra nøgler afholdes af borger.

Private leverandører.

Der henvises til retningslinier for håndtering af nøgler og låsesystemer mellem de private leverandører af pleje og støtte til praktiske opgaver og OKÆ.

Private leverandører har deres eget nøglesystem.

Den leverandør der kommer først i hjemmet etablerer sit eget nøglesystem.

Modtager borger hjælp til personlig pleje fra privat leverandører udleverer borger en borgernøgle til OKÆ-sygepleje.

Visitationskontoret oplyser borger herom.

Udgiften til OKÆ´s nøgle afholdes af borger.

I visse tilfælde er det nødvendigt, at OKÆ- hjemmepleje opsætter en nøgleboks.

Udgiften til nøglebokse afholdes af OKÆ.

Forholdsordre ved bortkommen nøgle.

                      1.                      Borger mister nøgle.

                                           

                                            De 3 medfølgende nøgler til låsecylinderen samt eventuelle ekstranøgler har                                       borger ansvar for. Det er derfor borger selv, der afholder udgifter til                                                   yderligere nøgler.

                                            Som udgangspunkt udskiftes låsecylinderen ikke. Der kan dog være tilfælde,                                hvor borger insisterer på udskiftning. I disse tilfælde er det borger, som                                                                   afholder den samlede udgift. Udskiftning af låsecylinder bestilles via                                                 sekretariatet i OKÆ-hjemmepleje, som sørger for det videre forløb.

                      2.                      OKÆ mister zonenøgle.

                                           

                                            I alle tilfælde kontaktes Funktionschef eller Souschef straks.

Falck, adgang ved kørsel 1 og 2

Daglig Leder i OKÆ- hjemmepleje sikrer at Odense Brandvæsen modtager en borgernøgle som Odense Brandvæsen afleverer hos Falck.

Medfører dette yderligere nøgleanskaffelser, afholder borger udgiften.

Nøglecylindre i boliger ejet af Odense Kommune.

I de situationer, hvor boligen er ejet af Odense Kommune er det aftalt med By og Kultur forvaltningen, at OKÆ s cylinderudskiftning skal være bestilt af OKÆ- hjemmepleje og foretaget af Odense Låseteknik inden for 4 arbejdsdage, således at By og Kultur forvaltningens nøgleudskiftning ikke kolliderer med OKÆs cylinderudskiftning.

Daglig Leder i OKÆ- hjemmepleje sikrer dette gennem en aftale med medarbejdere i By og Kulturforvaltningen om at man gensidigt informerer hinanden.

Registrering af nøglebokse/ nøglecylindre i OKÆ

Sekretariatet i OKÆ- hjemmepleje registrerer i database, alle borgere hvortil OKÆ har nøgleadgang via nøgleboks eller cylinder i hoveddør.

Sekretariatet i OKÆ- hjemmepleje er ansvarlige for at registrere alle bestillinger på opsætninger og nedtagninger når bestillingssedlerne returneres fra Odense Låseteknik med besked om at bestillingen er udført.

Databasen er etableret, aktuelt foretages der indtastning af eksisterende oplysninger.

Når alle borgere er registreret i databasen, vil Daglige ledere få adgang til at se i databasen, medens adgang til registrering fortsat vil være forbeholdt personalet i sekretariatet.

Aktuelle bestillingssedler opbevares i mapper i sekretariatet i OKÆ- hjemmepleje.

Når en cylinder/ nøgleboks nedtages på adressen arkiveres bestillinger og kvitteringer på borgersagen.

Faktaoplysninger

Kontakt til Odense Låseteknik      Fåborgvej 20, 5250 Odense SV

                                           

Overordnet virksomhedstelefon nr. 70203233

Tlf.: 63111200  vagttelefon

Mobil: 20108042

Fax: 63111205

Email: info@stop-tyven.nu                                                                

Hjemmeside: www.stop-tyven.nu

 

Nedtagning.

Procedure.

Ved nedtagning udfylder Daglig leder i OKÆ- hjemmepleje bestillingsskema fra Odense Låseteknik og sender det til sekretariatet. Bilag 4

Bestillingsskema skal underskrives af Daglig Leder i OKÆ- hjemmepleje samt en administrativ bemyndiget medarbejder i sekretariatet i OKÆ- hjemmepleje for at have gyldighed hos Odense Låseteknik.

Nedtagning udføres af Odense Låseteknik, der kvitterer for udført opgave ved returnering af bestillingsseddel til sekretariatet via fax, påført dato for udførelse og underskrift fra montør.

Når Odense Låseteknik nedtager nøglecylinder, modtager montøren samtidig fra borger det antal borgernøgler der er udleveret til borger.

På bestillingsskemaet noterer montøren, om alle udleverede nøgler er inddrevet, eller i givet fald hvor mange der mangler.

Mangler der borgernøgler, giver sekretariatet i OKÆ- hjemmepleje Daglig leder i OKÆ- hjemmepleje besked herom.

Det er derefter Daglig leders opgave at indsamle resterende borgernøgler.

Før nedtagning af nøgleboks bestilles, sikrer Daglig leder i OKÆ- hjemmepleje at borger overdrages sin borgernøgle fra nøgleboksen.

Sekretariatet i OKÆ- hjemmepleje registrerer derefter i databasen at nedtagning er foretaget.

Ved dødsfald.

Ved dødsfald aftaler daglig leder med nære pårørende - der alene er ægtefælle eller børn, - procedure vedrørende udskiftning af cylinder og returnering af nøgler. Er der ingen nære pårørende kontaktes

                     

                                                                  Skifteretten

                                                                  Susanne Elmann

                                                                  Tlf. 65 44 02 22

i hvert enkelt tilfælde, og der etableres aftale vedrørende cylinderudskiftning, og hvor oprindelige borgernøgler skal afleveres.

Kvittering fra nære pårørende eller Skifteretten indsendes til sekretariatet i OKÆ-hjemmepleje.

• Tilbage til Odense kommunes retningslinier for sundhedspersonale